Ένα σωστό τηλεφωνικό σύστημα ξεκινά από μια σαφή εικόνα της επιχείρησης. Πριν συγκρίνεις προϊόντα, κατέγραψε ποιος απαντά στις κλήσεις, πού εργάζεται η ομάδα και τι συμβαίνει όταν κανείς δεν είναι διαθέσιμος.
Κατέγραψε τις καθημερινές κλήσεις
Σημείωσε τμήματα, εσωτερικά, ωράρια και τα άτομα που χειρίζονται κάθε αίτημα. Συμπερίλαβε ουρές αναμονής, τηλεφωνητή και κανόνες προώθησης.
Έλεγξε εξοπλισμό και συνδεσιμότητα
Κατέγραψε το υπάρχον PBX, τα IP τηλέφωνα, τις συνδέσεις internet και τις διασυνδέσεις λογισμικού. Οι επιλογές cloud, τοπικής εγκατάστασης και υβριδικής λειτουργίας χρειάζονται διαφορετικό τεχνικό σχεδιασμό.
Σχεδίασε ελεγχόμενη μετάβαση
Συμφώνησε τη φορητότητα αριθμών, μια πιλοτική ομάδα, δοκιμές αποδοχής και σχέδιο εναλλακτικής λειτουργίας. Επιβεβαίωσε γραπτώς το τελικό αντικείμενο και τους εμπορικούς όρους πριν από την ενεργοποίηση.